TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty 13.06.2018.
Tämä tietosuojaseloste selvittää, miten Viikin Rakennus Oy käsittelee keräämiään henkilötietoja. Viikin Rakennus Oy on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa, alihankkijoidensa ja toimittajiensa yksityisyyttä. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely suoritetaan EU:n tietosuoja-asetuksen ja vallitsevan Suomen henkilötietolain mukaisesti. Jos haluat lisätietoa tietosuoja-selosteestamme tai tietosuojakäytännöstämme, otathan yhteyttä sähköpostilla osoitteeseen info@viikinrakennus.fi.
SISÄLLYSLUETTELO
- Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
- Käsiteltävät henkilötiedot
3.1. Työntekijärekisteri
3.2. Asiakasrekisteri
3.3. Taloinfo - Säännönmukaiset henkilötietolähteet
- Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen luovutus kolmansille osapuolille
- Henkilötietojen säilytysaika
- Rekisterin suojauksen periaatteet
- Asiakkaan oikeudet
8.1. Asiakkaan tarkastuspyyntö omiin henkilötietoihin - Evästeet
- Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko
- Tietosuojaselosteen muuttaminen
- Henkilötietojen tarkastuspyyntö
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Viikin Rakennus Oy
Hämeentie 19
00500 Helsinki
Y-tunnus: 0506194-4
Puhelinnumero: 020 7118 520
Sähköposti: info@viikinrakennus.fi
Verkkosivu: www.viikinrakennus.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Viikin Rakennus Oy kunnioittaa henkilötietojen käsittelyn laillisuutta, asianmukaisuutta ja sen läpinäkyvyyttä asiakkaille. Kerättyjä henkilötietoja käytetään asiakkuuksien ylläpitoon, tilattujen palveluiden tuottamiseen, tilattujen palveluiden laadun varmistamiseen, laskutukseen ja muihin verrannollisiin liiketoiminnan tarkoituksiin. Mitään Viikin Rakennus Oy:n keräämiä henkilötietoja ei myydä kolmansille osapuolille ulkopuolisiin käyttötarkoituksiin, kuten markkinointitarkoituksiin.
Oikeutettu etu yllä eriteltyihin henkilötietojen käsittelytoimiin ovat sopimusvelvoite, jossa rekisteröity on osapuolena asiakassuhteeseen, sekä henkilöiden antama vapaaehtoinen, yksilöity ja yksiselitteinen suostumus ennen henkilötietojen luovutusta. Kaikki Viikin Rakennus Oy:n keräämiä henkilötietoja käsittelevät yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tässä kappaleessa eritellään Viikin Rakennus Oy:n eri henkilötietorekisterien kuhunkin kuuluvat tietosisällöt.
Työnantajana Viikin Rakennus Oy käsittelee nykyisten ja entisten työntekijöidensä, ja työnhakijoidensa henkilötietoja. Näihin sisältyvät:
- nimi
- syntymäaika
- suomalainen/ulkomaalainen henkilötunnus
- osoitetiedot
- työsuhteeseen liittyvät tiedot
- työntekijän palkanmaksuun ja verotukseen liittyvät tiedot
- työterveyshuollon piiriin kuuluvat henkilötiedot
Viikin Rakennus Oy:n asiakasrekisterissä voidaan käsitellä asiakkaiden itsestään luovuttamia henkilötietoja. Näihin sisältyvät:
- nimi
- osoitetiedot
- asiakassuhteen ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta
- Y-tunnus (yritykset) / henkilötunnus
- asiakasnumero
- laskutustiedot
- yhteyshenkilö (yritysten)
- asiakassuhteen yhteydenpitoon ja palvelun laadunvalvontaan liittyvät tiedot
- tiedot sähköisten sisältöjen käytöstä (uutiskirjeiden postituslistalle kuuluminen)
Viikin Rakennus Oy käyttää kolmannen osapuolen tarjoamaa ja ylläpitämää Taloinfo.com ohjelmistopalvelua. Taloinfossa käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
- palvelun käyttäjien perustiedot
- huoneisto- ja taloyhtiötiedot
- omistajien perustiedot
- remontit ja korjaukset,
- palvelua ja tilauksia koskevat tiedot
- laskutus- ja maksutiedot
- markkinointiluvat- ja kiellot
- viestintäpalveluiden ja muiden palveluiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot, sähköposteja koskevat välitystiedot
- tieto viestinnän osapuolista
- viestin sisältö
- yhteyden tapahtuma-aika
Viikin Rakennus Oy:n verkkosivujen yhteydenottolomakkeella kerätään henkilötietoja vain asianmukaiseen tarkoitukseen yhteydenottajan nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja yhteydenottajan urakointialan kiinnostuksen muodossa. Yhteydenottolomakkeella kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ulkopuolisiin käyttötarkoituksiin, eikä niitä käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin ilman yhteydenottolomakkeen lähettäjän suostumusta.
Viikin Rakennus Oy:n verkkosivujen evästekäytännöstä löydät lisätietoa täältä.
4. Säännönmukaiset henkilötietolähteet
Viikin Rakennus Oy:n työntekijä- ja rekrytointirekisteriin kerätään henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään. Asiakasrekisteriin henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään, kuin myös kolmansien osapuolien tarjoamista palveluista joita asiakkaamme käyttävät. Henkilötietoja voidaan kerätä myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, sisältäen yritysten verkkosivut ja julkiset asiakastieto-rekisterit. Viikin Rakennus Oy:n verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta kerätään henkilötietoja asiakkaalta itseltään suostumuksen antamisen jälkeen.
5. Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen luovutus kolmansille osapuolille
Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan Viikin Rakennus Oy:n työntekijät, joiden vastuualueeseen ne kuuluvat. Viikin Rakennus luovuttaa keräämiään henkilötietoja alla mainituille luotetuille kolmansille osapuolille laadukkaan palvelun takaamiseksi. Viikin Rakennus Oy käyttää kolmansien osapuolien tarjoamia kirjanpito- ja tilintarkastuspalveluita, joille luovutetaan yrityksen sopimus- ja laskutustietoja taloushallintoa varten. Yrityksen työntekijöiden terveyteen liittyviä henkilötietoja luovutetaan kolmannen osapuolen työterveyshuollon tarjoajalle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain tarvittaessa ja tarpeellisilta osiltaan kolmansille osapuolille, kuten lakimiehille tai ulkopuolisille konsulteille tilanteen niin vaatiessa.
Henkilötietoja voidaan siirtää luotetuilla yhteistyökumppaneille, jotka toimivat alikäsittelijöinä Viikin Rakennus Oy:lle yritysten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Viikin Rakennus Oy:n keräämien henkilötietojen alikäsittelijöillä ei ole oikeuta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa. Viikin Rakennus Oy käyttää Taloinfopistecom Oy:n tarjoamaa Taloinfo-palvelua, jonka kautta asiakkaat voivat seurata kiinteistöjensä rakennus- ja korjausurakoita. Viikin Rakennus Oy toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötietorekistereille, joita Taloinfo-palvelussa käsitellään Viikin Rakennus Oy:n toimesta. Taloinfopistecom Oy toimii Taloinfo-palvelussa olevien Viikin Rakennus Oy:n henkilötietorekisterien alikäsittelijänä. Alla Taloinfopistecom Oy:n yhteystiedot.
Taloinfopistecom Oy
Kauppakatu 13
74100 Iisalmi
Y-tunnus: 2465207-0
Puhelinnumero: 050 911 3905
Tarvittaessa henkilötietoja voidaan luovuttaa myös lainkäyttäjille tai viranomaisille lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tällöin vaaditaan tuomioistuimen päätös, viranomaisen määräys tai haaste. Henkilötietoja siirrettäessä yllä mainituille kolmansille osapuolille, Viikin Rakennus Oy huolehtii tietoturvan korkeasta tasosta tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Viikin Rakennus Oy säilyttää kerättyjä henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä eriteltyjen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Jos haluat lisätietoja eri henkilötietoryhmien säilytysajoista yrityksessämme, otathan yhteyttä.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Viikin Rakennus Oy:n tietoturvaperusteinen lähestymistapa henkilötietojen käsittelyyn ilmenee rekisteriä käyttävien laitteiston ja ohjelmistojen jatkuvalla päivittämisellä. Viikin Rakennus Oy:n rekistereihin pääsevät käsiksi vain rekisterinpitäjä. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne Viikin Rakennus Oy:n työntekijät, joiden vastuualueeseen ne kuuluvat. Käyttöoikeudet digitaalisiin aineistoihin on rajattu eritasoisiksi, ja jokaiselle työntekijälle annetaan työtehtäviensä hoitamisen kannalta vain niin laajat käyttöoikeudet kuin tarpeen. Yrityksen manuaaliset arkistot sijaitsevat yrityksen liiketilassa, johon pääsy on rajattu kahdella kulunvalvontajärjestelmällä varustetulla ovella ja yhdellä liiketilan omalla lukitulla ovella. Fyysisiä asiakirjoja säilytetään vain niin kauan kuin on vaadittavaa yllä eriteltyjen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Viikin Rakennus Oy pyrkii takaamaan käsittelemiensä henkilötietojen asiakkaiden oikeuksien toteutuvan EU:n uuden yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Asiakkailla on seuraavat oikeudet koskien Viikin Rakennus Oy:n heistä käsittelemiin henkilötietoihin:
- tulla tiedotetuksi henkilötietojen keräämisestä ja henkilötietojen käsittelystä
- saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
- pyytää itseään koskevien mahdollisesti vanhentuneiden tai virheellisten henkilötietojen oikaisua
- saada Viikin Rakennus Oy:n keräämät henkilötietonsa siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli turvallista ja teknisesti mahdollista
- peruuttaa antamansa suostumus ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä niiden ollessa virheellisiä tai käsittelyn ollessa laitonta
- laatia valitus Tietosuojavaltuutetun kanssa asiakkaan kokiessa Viikin Rakennus Oy:n henkilötietojen käsittelyn rikkovan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta
- peruuttaa tilauksensa Viikin Rakennus Oy:n postituslistalta
- pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, mikäli asiakas:
- peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä
- vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä
- vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa
- tietojen käsittely on lainvastaista
8.1. Asiakkaan tarkastuspyyntö omiin henkilötietoihin
Tarkastuspyynnöt Viikin Rakennus Oy:n keräämiin henkilötietoihin arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Kaikkia henkilötietojen poistamisen pyyntöjä ei voida toteuttaa lakisääteisten velvollisuuksien vallitessa. Yllä eritellyt pyynnöt järjestyvät yhteydenotolla. Pyynnön tulee olla riittävän yksilöity, jotta pyytäjän henkilöllisyys voidaan todentaa, joka voi vaatia lisätietojen kysymistä henkilöltä tai henkilön tapaamista henkilökohtaisesti. Jos kaikki esitetyt ehdot täyttyvät, Viikin Rakennus Oy toimittaa asiakkaalle asiakirjan jossa on eritelty seuraavat asiat:
- vahvistus asiakkaan henkilötietojen käsittelystä
- koneellisesti luettavassa muodossa kopio asiakkaan henkilötiedoista
- asiakkaan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- asiakkaan henkilötietoryhmät
- asiakkaan henkilötietolähteet
- asiakkaan henkilötietojen säilytysajat
- asiakkaan henkilötietojen kolmansien osapuolien vastaanottajat
- tieto asiakkaan henkilötietojen luovuttamisesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tarkastuspyynnön ollessa riittävän yksilöity ja pyynnön tekijän henkilöllisyyden varmistuttua pyritään vastaamaan/toteuttamaan pyyntö pisimmillään yhden kalenterikuukauden mittaisen jakson sisällä pyynnön vastaanottamisesta.
Viikin Rakennus Oy:n verkkosivut ovat kolmannen osapuolen, Fonecta Oy:n tarjoamat ja ylläpitämät. Täten Viikin Rakennus Oy:n verkkosivuilla käytetään evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka verkkosivuilijan vierailijan laitteelle tallennetaan vierailijan sen hyväksyessä. Fonecta Oy kerää evästeillä tietoa kuten miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt sivustolle, milloin ja mitä Fonecta Oy:n ylläpitämiä verkkosivuja käyttäjä on selannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän laitteen näyttötarkkuus, käyttäjän laitteen käyttöjärjestelmä sekä käyttäjän IP-osoite. Fonecta Oy käyttää evästeitä palveluidensa toiminnallisuuksien mahdollistamiseen, sivuston käytön analysointiin ja käyttökokemuksen optimointiin, tuotekehitykseen ja raportointiin sekä mainonnan kohdentamiseen.
Fonecta Oy:n tietosuojaselosteeseen pääset tutustumaan tästä https://www.fonecta.fi/info/hyodyllista-tietoa/tietosuoja/.
10. Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko
Viikin Rakennus Oy ei käsittele henkilötietoja profilointia tai automatisoitua päätöksentekoa varten.
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Liiketoiminnan ja tuottamamme palvelun laadun kehittämiseksi tulevaisuudessa Viikin Rakennus Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Tietosuojaselostetta voidaan tulevaisuudessa muuttaa vastaamaan vallitsevaa lainsäädäntöä.
12. Henkilötietojen tarkastuspyyntö
Jos koet tarvetta ottaa yhteyttä tarkastaaksesi, päivittääksesi tai poistaaksesi mitä tahansa Viikin Rakennus Oy:n sinusta keräämiä henkilötietoja, ystävällisesti avaa alla oleva lomake ja seuraa lomakkeessa annettuja ohjeita.
